Tu organises un sommet, un colloque, une AG, une remise de prix. Tu as fait appel à une équipe de captation. Voici ce à quoi tu dois penser en amont pour que la journée se passe sans accroc et que les vidéos livrées soient utilisables.
Avant l’événement
Le son est plus important que l’image
Une image médiocre avec un bon son passe. Un bon son avec une image médiocre, presque toujours aussi. Une vidéo avec un mauvais son est inutilisable — personne ne la regardera jusqu’au bout.
Vérifier avec le lieu : est-ce que la régie son fournit une sortie XLR ou jack propre à l’équipe captation ? Si non, prévoir un enregistreur indépendant + micros cravate HF sur chaque intervenant. Ne jamais se reposer uniquement sur les micros d’ambiance caméra.
Le nombre de caméras dépend du format
Une seule caméra suffit si c’est un intervenant unique sur une scène classique et que tu veux juste le replay utilisable. Il faut deux caméras dès qu’il y a une table ronde (plan large + serré intervenant qui parle). Trois ou plus pour un dispositif “live-style” avec switch en régie.
Piège classique : demander “plusieurs caméras” par défaut alors qu’une seule suffisait. Ça double les coûts pour rien.
Les infos qu’on a besoin 72h avant
- Timing précis heure par heure
- Liste nominative des intervenants avec orthographe exacte de leur titre
- Plan de salle (où est la régie, l’accès, les prises électriques disponibles)
- Brief sur les moments-clés à ne pas rater
- Coordonnées directes du régisseur technique du lieu
- Charte graphique (logo, couleurs, polices) pour l’habillage
Chaque item manquant = un risque concret sur la journée.
Pendant l’événement
L’installation prend plus de temps que tu crois
Une équipe sérieuse arrive 2 à 3 heures avant le début pour installer, tester son et lumière, faire un run-through de 5 minutes. Si on te propose une installation “pour 9h pour un début à 9h30”, c’est qu’on va prendre des raccourcis quelque part.
Qui parle à qui
Désigne un seul contact côté organisateur qui peut prendre des décisions en temps réel (changement d’ordre des interventions, intervenant absent, annulation d’une partie). L’équipe captation ne doit pas devoir chercher qui décider quand il y a un imprévu.
Les moments à préserver
Prévoir explicitement les moments-clés à ne pas rater : ouverture officielle, remise de prix, keynote du sponsor principal. L’équipe coupe rarement d’elle-même sur un plan crucial si on l’a briefée.
Après l’événement — la livraison
Les formats à demander
Un master haute qualité (typiquement 1080p, codec ProRes ou H.264 haute qualité) pour archive et retraitements futurs. Un format web (H.264 1080p optimisé) pour la mise en ligne. Des formats sociaux : 1:1 (Instagram), 9:16 (TikTok, Reels, Stories), 16:9 classique. Préciser les plateformes cibles en amont.
Les sous-titres
Si l’audience ciblée est internationale, demander les sous-titres burn-in ou fichier SRT. Le surcoût est faible, l’impact sur le reach est massif (sur LinkedIn, 70% des vidéos sont vues sans son).
Le délai
Standard du marché :
- Master brut : 24 à 48h après l’événement
- Master monté par intervention : 5 à 10 jours
- Extraits courts réseaux : 48 à 72h si c’est ce que tu demandes explicitement
Si on te promet 24h pour un montage complet, soit c’est une machine-à-faire-du-montage-bas-de-gamme, soit on ne te dit pas la vérité.
La question du live streaming
Deux cas distincts :
Streaming pour ton audience interne (salariés à distance, membres d’association, invités qui n’ont pas pu venir) : on peut le faire sur un lien privé Vimeo ou YouTube unlisted. Coût marginal raisonnable (300 à 800 € selon complexité).
Streaming comme vraie diffusion publique (événement médiatique, captation type “webinar à grande échelle”) : là tu as besoin d’un dispositif dédié, un régisseur live, un encodage pro. Coût : 1 500 à 5 000 €. Ne jamais mélanger les deux dans un seul devis.
Pour résumer
Les projets de captation qui ratent, c’est presque toujours parce que quelque chose a été mal cadré en amont. Avec une checklist propre et une communication directe entre l’équipe captation et le régisseur du lieu, 95% des problèmes n’arrivent jamais.
Tu organises un événement en France et tu veux un devis de captation ? Dis-nous le format et la date, on te répond sous 12h.